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Datenschutzhinweise

Für die Plattform projekte.awadi.de (Projekt-Tool und Servicetool). Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlich

Die Plattform wird von der Aquametrics GmbH betrieben (Kontaktdaten im Impressum).

Verantwortlich für die Daten, die ein Betrieb mit der Plattform verarbeitet (seine Aufträge, Kunden, Angebote, Leistungsnachweise und die Konten seiner Mitarbeiter), ist dieser Betrieb. Als Kunde eines Betriebs finden Sie dessen Kontaktdaten auf Ihrem Angebot, Ihrem Leistungsnachweis oder Ihrer Rechnung. Die Aquametrics GmbH und die unten genannten Dienstleister verarbeiten diese Daten im Auftrag des Betriebs.

2. Welche Daten verarbeitet werden

  • Konten der Mitarbeiter: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Anmeldung, auch über die Plattform Awadi. Bei Vorgängen wird gespeichert, wer sie wann angelegt oder geändert hat.
  • Kundendaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse und Kundennummer, übernommen aus Lexware Office.
  • Auftragsdaten: Projekte, Termine, Dateien, Angebote und Leistungsnachweise mit Positionen, Arbeitsbericht und Angaben zur Anlage.
  • Unterschriften: Bild der Unterschrift mit Name und Zeitpunkt. Ein unterschriebener Leistungsnachweis wird mit einer Prüfsumme festgeschrieben, damit spätere Änderungen erkennbar sind.
  • Spracheingaben: Aufnahmen und der daraus erkannte Text (siehe KI-Assistent).
  • Rückmeldungen über die Feedback-Funktion.
  • Technische Daten beim Aufruf: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse (Server-Protokolle).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Durchführung von Aufträgen mit Angeboten, Leistungsnachweisen und Abrechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Aufbewahrung von Belegen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.
  • Unterschrift als Nachweis der Abnahme: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
  • Konten der Mitarbeiter: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsverhältnis (§ 26 BDSG).
  • Betrieb und Sicherheit der Plattform mit Protokollen und Datensicherungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist ein sicherer und verfügbarer Betrieb.

4. KI-Assistent

Im Servicetool arbeitet ein KI-Assistent. Er wandelt Spracheingaben in Text um und schlägt daraus Positionen und Formularangaben vor. Dafür werden Aufnahme und Text an Mistral AI (Paris, Frankreich) übermittelt und dort verarbeitet.

Die KI entscheidet nichts: Jeder Vorschlag wird angezeigt und kann vor dem Übernehmen geprüft, geändert oder verworfen werden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Eingaben und Ergebnisse des Assistenten werden gespeichert, um Fehler zu erkennen und die Erkennung zu verbessern. Sie werden nicht genutzt, um KI-Modelle zu trainieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5. Dienstleister und Empfänger

  • Hetzner Online GmbH, Deutschland: Server der Plattform, Ablage hochgeladener Dateien und Datensicherung.
  • Supabase Inc., Rechenzentrum in Frankfurt am Main: Datenbank und externe Datensicherung.
  • Mistral AI SAS, Frankreich: KI-Assistent.
  • IONOS SE, Deutschland: Versand von E-Mails, etwa des Leistungsnachweises.
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland: Lexware Office, aus dem Kunden und Artikel übernommen und in das Angebote und Rechnungen geschrieben werden.
  • Google: Google Kalender, wenn ein Betrieb seinen Kalender verbunden hat. Termine werden dann mit Titel, Projekt, Kundenname, Beschreibung und Ort übertragen.
  • CaNa Factory UG (haftungsbeschränkt), Heinsberg: Entwicklung und Wartung der Plattform.

Supabase und Google haben ihren Sitz in den USA, eine Übermittlung dorthin ist deshalb möglich. Sie erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO).

6. Speicherdauer

  • Angebote, Leistungsnachweise und Abrechnungsunterlagen: bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
  • Eingaben und Ergebnisse des KI-Assistenten: bis sie zur Fehlerkorrektur nicht mehr nötig sind, längstens 12 Monate.
  • Konten von Mitarbeitern: Deaktivierung nach Ende des Arbeitsverhältnisses, Löschung, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
  • Kundendaten aus Lexware Office: solange sie dort geführt werden.
  • Datensicherungen: werden gestaffelt überschrieben, spätestens nach sechs Monaten.
  • Server-Protokolle: werden regelmäßig überschrieben.

7. Cookies und Speicher im Gerät

Die Plattform verwendet nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung. Damit vor Ort ohne Netz nichts verloren geht, speichert das Servicetool Entwürfe und noch nicht gesendete Aufnahmen vorübergehend im Browser des Geräts. Beides ist für die Nutzung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Eine Analyse oder Werbung über Tracking findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an den Betrieb, der Ihren Auftrag ausführt, oder an info@aquametrics.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig in Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.